Un appel d’offres n’est pas un exercice de soumission, mais un engagement : si l’on n’est pas prêt à le traiter avec rigueur, il vaut mieux ne pas répondre.
1. Les bons tips quand on répond à un AO
Contextualiser les CV
✅Ce qu’il faut faire
- Adapter chaque CV au poste demandé, pas un CV générique
- Faire ressortir les expériences strictement liées à la mission
- Utiliser le vocabulaire exact de l’AO / TDR
- Exemple :
- Si l’AO parle de refonte de site institutionnel, le CV doit reprendre ces mots-clés
- Si le critère parle de cordination de projets, le CV doit montrer :
- rôle exact
- taille du projet (budget, partenaires, cible)
- livrables
- durée
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- CV trop longs (10 pages = pénalité implicite)
- CV “académiques” non orientés mission
- Expériences non prouvables ou hors période exigée
- CV non signés quand le modèle l’exige
Règle d’or 1: Le CV doit “cocher les cases” de la grille d’évaluation, pas raconter une carrière.
Chiffrer avant d’adapter au format de l’AO
Même si l’AO impose un format financier, ton vrai chiffrage doit être fait en amont, en interne.
✅Ce qu’il faut faire
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- Découper la mission en tâches réelles, pas en livrables théoriques
- Estimer le temps par ressource (jours ou heures)
- Appliquer un taux journalier réaliste
- Ajouter :
- coordination,
- management,
- temps non facturable (réunions, validations, retours client)
- Ensuite seulement, tu adaptes ce total au format imposé par l’AO.
- Chiffrer “à l’envers” pour rentrer dans un budget
- Chiffrer uniquement les livrables visibles
- Oublier le temps de coordination et de pilotage
Règle d’or 2 : Si le chiffrage interne est faux, l’exécution sera délicate même si l’AO est gagné.
Bien évaluer la charge des ressources
✅Ce qu’il faut faire
Même si ce n’est pas toujours facturable ligne à ligne, ça doit être couvert quelque part :
- Loyer
- Communication
- Assistante administrative
- Comptabilité / fiscalité
- Outils numériques (licences, cloud, logiciels)
- Temps de direction non facturé
Ces charges doivent être absorbées dans les taux journaliers ou la marge.
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- Penser que seules les prestations facturées sont des coûts
- Oublier les charges fixes parce qu’elles ne sont pas visibles dans le devis
- Sous-estimer le temps de direction, de coordination et de pilotage
- Croire que “ça passera sur la marge” sans l’avoir calculée
- Chiffrer uniquement le temps des profils techniques
Règle d’or 3 : Tout ce qui mobilise du temps, des outils ou des personnes a un coût.
Bien structurer l’équipe proposée
✅Ce qu’il faut faire
- Proposer l’équipe strictement nécessaire
- Montrer une cohérence des rôles
- Expliquer clairement : qui fait quoi, quand, pendant combien de temps
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- Sur-dimensionner l’équipe pour “faire sérieux”
- Mettre des profils très seniors partout sans justification
- Proposer une équipe qui ne correspond pas au planning
Règle d’or 4 : La belle équipe sur le papier devrait être réaliste dans le planning
Soigner la méthodologie
✅Ce qu’il faut faire
- Méthodologie claire, lisible, alignée avec les TDR
- Phases bien séquencées
- Liens clairs entre activités → livrables → validations
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- Méthodologie trop théorique
- Copier-coller de modèles
- Jargon inutile (SCRUM, AGILE, etc.) sans mise en œuvre concrète
Règle d’or 5 : Chaque activité doit produire un livrable clair et validable – la méthodologie doit répondre aux TDR, pas montrer ton niveau de jargon.
Soigner la présentation
✅Ce qu’il faut faire
- Pagination, sommaire, cohérence
- Version électronique propre, nommée clairement
- Bonne reliure
- Séparation technique / financière
- Enveloppes conformes
- Mentions exactes
🚫Ce qu’il ne faut pas faire
- Mauvais format
- Enveloppe mal libellée
- Dossier difficile à lire
Règle d’or 6 : La forme est une preuve de rigueur, pas un détail.
2. Les erreurs à ne surtout pas commettre dans un AO
Erreurs éliminatoires ou quasi éliminatoires
- Ne pas respecter le format exigé
- Mélanger technique et financier
- Dépasser le budget quand il est plafonné
- CV non conformes aux critères
- Pièces administratives manquantes ou expirées (à renouveler régulièrement pour être toujours prêt)
Erreurs stratégiques (elles coûtent cher)
- Sous-chiffrer pour être compétitif
- Sur-promettre pour séduire
- Ne pas poser de questions de clarification quand on a un doute
- Proposer une solution “idéale” mais inexploitable par le client
- Négliger le format de présentation (électronique et/ou papier)
Erreurs de posture
- Vouloir montrer qu’on sait mieux que le client
- Corriger implicitement les TDR
- Introduire des options non demandées
- Complexifier inutilement
La posture gagnante:
“Nous avons compris vos besoins, voici comment nous y répondons de manière réaliste.” On ne répond pas à un appel d’offres si l’on n’est pas convaincu d’avoir la légitimité, la compétence et la capacité de bien l’exécuter — même pour faire plaisir ou obéir. Répondre à un AO engage la crédibilité de l’équipe : on ne le fait que lorsqu’on est sûr de pouvoir délivrer, pas pour faire plaisir ni par réflexe hiérarchique.
Fanta BOUBA HEMERYCK
Directrice générale de Ashia Group
