Documentation Ashia
Toute la documentation de l’entreprise au même endroit — et un assistant pour mieux s’y retrouver.
Un produit conçu, développé et utilisé au quotidien par ASHIA Group.
Découvrir la plateforme : https://documentation.ashia.sn/login
Plaquette de présentation — Septembre 2026 — v1
1. Le problème que la plateforme résout :
Dans presque toutes les organisations, l’information de référence existe — mais elle est éparpillée. La convention collective est dans un mail, le guide de procédure sur le Drive d’un collègue, le modèle d’acte dans une conversation d’il y a six mois.
Le coût est invisible mais réel :
- Du temps perdu à chercher, ou à demander à quelqu’un qui cherche à son tour.
- Des documents utilisés dans une version périmée, parce que personne ne sait laquelle fait foi.
- Une dépendance aux « personnes qui savent » : quand elles sont absentes ou qu’elles partent, le savoir part avec elles.
- Une intégration lente des nouveaux arrivants, qui doivent reconstituer seuls la carte de l’information.
- Un risque de confidentialité, quand les documents internes circulent par mail ou par messagerie.
Notre parti pris
Nous avons vécu ce problème en interne. Plutôt que d’acheter une solution générique, nous avons construit la nôtre — puis nous l’avons rendue adaptable à d’autres organisations.
La plateforme est en usage réel chez ASHIA : ce n’est pas une maquette, c’est un produit que nos équipes ouvrent tous les jours.
2. Le produit en une page :
Un espace unique, privé et sécurisé, où les équipes trouvent la documentation dont elles ont besoin — et où elles peuvent simplement poser leurs questions à un assistant qui connaît ces documents.
Rubrique
Ce qu’elle apporte
| Bibliothèque documentaire | Les documents de référence de l’organisation, regroupés, organisés et consultables dans la plateforme. |
| Assistant IA conversationnel | Un assistant qui répond en français, en s’appuyant sur les documents de l’organisation — pas sur des connaissances génériques. |
| Accès maîtrisé | ntrée réservée aux collaborateurs, par adresse professionnelle, avec connexion classique ou en un clic via Google. |
Rubrique
Ce qu’elle apporte
| Expérience simple | Une interface claire, utilisable sur ordinateur, tablette et mobile, en mode clair ou sombre. Aucune formation n’est nécessaire. |
| Socle évolutif | Un module de formation en ligne (parcours, quiz, certificats) est déjà construit, prêt à être activé selon les besoins. |
3. Les fonctionnalités en détail :
3.1 La bibliothèque documentaire :
Le cœur du produit. Elle rassemble en un seul endroit les documents qui font référence dans l’organisation : conventions, guides de procédure, modèles d’actes, notes internes, supports méthodologiques.
- Les documents sont organisés par espaces thématiques, chacun consultable en un clic.
- La consultation se fait dans la plateforme
- La mise à jour est centralisée : un document corrigé est immédiatement le bon pour tout le monde.
- Une évolution en cours ajoutera la recherche et la navigation par catégories directement dans l’interface.
3.2 L’assistant conversationnel :
C’est ce qui distingue la plateforme d’un simple dossier partagé. L’assistant répond aux questions des collaborateurs en s’appuyant sur les documents de l’organisation.
- Réponses en français, formulées à partir de la base documentaire de l’entreprise.
- Utile pour les questions récurrentes : procédures, règles de gestion du personnel, démarches administratives.
- Il garde le fil de la conversation en cours, ce qui permet d’affiner sa question.
- Chez ASHIA, il est alimenté par le guide de gestion du personnel et les procédures de la Fonction publique locale ; dans une autre organisation par exemple, il est alimenté par ses propres documents.
3.3 Comptes et accès :
- Accès restreint au domaine de messagerie de l’organisation : seules les adresses professionnelles peuvent créer un compte.
- Deux modes de connexion : email et mot de passe, ou connexion en un clic avec le compte Google professionnel.
- Comptes nominatifs, avec gestion de son mot de passe par l’utilisateur.
- Distinction entre profils internes et profils standards, permettant de réserver certains espaces documentaires
3.4 Expérience d’usage :
- Navigation en une page : accueil, bibliothèque, assistant, guide — sans arborescence à apprendre.
- Interface responsive : poste de travail, tablette, téléphone.
- Mode clair et mode sombre, au choix de l’utilisateur.
- Interface en français, aux couleurs de l’organisation.
3.5 Le module formation, en réserve :
La plateforme intègre un module de formation complet — parcours de cours, suivi de progression, quiz et certificats. Il peut être activé et adapté pour une organisation qui souhaite y héberger ses parcours d’intégration ou ses formations métier.
4. Ce que ça change, profil par profil :
Pour qui
Ce que ça change concrètement
| Direction | Une source unique de vérité sur les règles internes. Moins de dépendance aux personnes ; un patrimoine documentaire qui reste dans l’entreprise. |
| Ressources humaines | Les questions récurrentes (procédures, statuts…) trouvent une réponse en libre-service. Moins de sollicitations répétitives. |
| Équipes opérationnelles | Le bon document, dans la bonne version, en quelques secondes — sans déranger un collègue. |
| Nouveaux arrivants | Un point d’entrée unique dès le premier jour, et un assistant à qui poser les questions qu’on n’ose pas toujours poser. |
| Équipe informatique | Un périmètre maîtrisé, hébergé sur une infrastructure connue, sans licence tierce à gérer. |
Trois situations concrètes :
« Quelle est la procédure exacte pour ce dossier ? »
Avant : on cherche le guide, on ne trouve pas la dernière version, on demande à un collègue qui répond dans l’après-midi. Avec la plateforme : la question est posée à l’assistant IA, la réponse arrive tout de suite, avec le document de référence à portée de clic.
« Où est le modèle à utiliser ? »
Avant : le modèle circule par mail, chacun en garde une copie locale, les versions divergent. Avec la plateforme : un seul emplacement, une seule version, mise à jour par la personne qui en a la charge.
« Comment intégrer un nouveau collaborateur ? »
Avant : une série de réunions et de mails pour transmettre l’essentiel. Avec la plateforme : un accès dès le premier jour, la documentation en libre accès, et le module formation activable pour structurer un vrai parcours d’intégration.
La bibliothèque de la plateforme de documentation
5. Comment ça fonctionne :
La plateforme repose sur trois éléments :
- L’interface : une application web accessible depuis un simple navigateur — rien à installer sur les postes.
- L’espace sécurisé : un espace privé qui héberge les comptes, les droits d’accès et les documents de l’organisation.
- L’assistant : une base de connaissances construite à partir des documents de l’organisation, sur laquelle s’appuie l’assistant IA pour répondre.
L’ensemble est développé sur des technologies web modernes et déployé sur une infrastructure que nous administrons. Aucun éditeur tiers n’est propriétaire du produit : les évolutions se décident et se livrent en interne.
Accès et confidentialité :
- L’accès est réservé aux adresses professionnelles de l’organisation ; les comptes sont nominatifs.
- Les documents restent hébergés sur l’infrastructure de l’organisation ou sur celle que nous administrons pour elle, selon le scénario retenu.
- Certains espaces peuvent être réservés à des profils internes.
- Le niveau exact d’exigences (authentification renforcée, traçabilité des accès, sauvegardes, hébergement) se définit au cadrage, en fonction du contexte du client.
Ce qui est inclus, ce qui se discute :
Périmètre
Détail
Inclus dans le produit | La bibliothèque documentaire, l’assistant conversationnel, la gestion des comptes et des accès, l’interface aux couleurs de l’organisation, l’hébergement et la mise en ligne. |
| Selon le projet | Le module formation, la reprise et l’organisation du fonds documentaire existant, les connexions avec vos outils, l’accompagnement au changement, la maintenance et le support. |
| Hors périmètre standard | Préciser ce que vous ne souhaitez pas inclure par défaut. |
6. La feuille de route :
Chantier
Contenu
Échéance
| Bibliothèque nouvelle génération | Recherche, catégories et navigation dans les documents directement depuis la plateforme. | |
| Enrichissement de l’assistant | Extension continue de la base de connaissances aux nouveaux documents. | En continu |
| Module formation | Activation des parcours, quiz et certificats selon les besoins. |
6. La feuille de route :
La plateforme n’est pas un logiciel sur étagère vendu tel quel. C’est un socle éprouvé, que nous adaptons au contexte, au vocabulaire et aux documents de chaque organisation.
Pourquoi partir de notre socle :
- Le produit existe et fonctionne : pas de financement pour une conception qui part de zéro.
- Nous l’utilisons nous-mêmes, tous les jours — nous en connaissons les forces et les limites.
- Il est adaptable : identité visuelle, arborescence documentaire, base de connaissances de l’assistant, périmètre fonctionnel.
- Vous restez propriétaire de vos contenus, et l’évolution ne dépend pas du calendrier d’un éditeur.
Ce que nous adaptons pour vous :
Volet
Ce qui est personnalisé
| Identité | Couleurs, logo, dénomination de la plateforme et de l’assistant IA. |
| Documentation | Structure des espaces documentaires, reprise et organisation de votre fonds existant. |
| Assistant IA | Base de connaissances construite à partir de vos propres documents et de votre vocabulaire métier. |
| Accès | Restriction à votre domaine de messagerie, profils et droits selon votre organisation. |
| Périmètre | Activation ou non du module formation, fonctionnalités complémentaires selon vos besoins. |
Questions fréquentes :
Faut-il former les équipes ?
L’interface est volontairement simple. Une prise en main courte suffit dans la plupart des cas ; un accompagnement plus poussé peut être prévu.
Peut-on commencer petit ?
Oui. C’est même ce que nous recommandons : démarrer sur un périmètre documentaire restreint et un groupe pilote, puis étendre. C’est la démarche que nous avons suivie pour nous-mêmes
Que se passe-t-il si nos besoins évoluent ?
Le produit est conçu pour évoluer — le module formation, par exemple, est déjà présent et activable sans redéveloppement.
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